會議室的環境布局對于會議系統發揮作用非常重要，一個不合理的會議室布局和裝修會讓會議系統的效果大打折扣。
首先，最好會場控制臺上應安裝燈光控制器，以便根據會場需要對光照作相應的控制。因為有時候需要昏暗一點，有時候卻需要光亮一點，為什么呢？需要昏暗點是因為室內照明也會直接影響投影畫面顯示質量，如果會議室環境照度高，會使投射畫面對比度低，畫面模糊，影響投影質量。顯然會議室環境的照明與顯示媒體的亮度需要細心權衡，全盤考慮，才能取得較好的視覺效果。而需要光亮點是因為如果參加會議的人長期處于光線較暗的環境中，會帶來視覺系統的疲勞，不能引起與會者大腦的興奮，從而使參加會議的人很容易打瞌睡。況且大多數會議在過程中需要用投影的時間并不是很長的，所以除了需要投影等必需暗光照的要求外，會場就一定要保證足夠的光照。而需要足夠的廣度，這么多的燈當然少不了。
其次，通風、溫度和濕度也要注意，這么多人在開會，通風不良會使二氧化碳的濃度增加，而且還會導致環境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會場的溫度保持在20~25°c較為理想，相對濕度以30~60%之間為宜。
最后，應該做好噪聲控制等聲學控制措施。噪聲控制及聲學處理的辦法有很多，對于聲學處理，應考慮頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制，可通過控制室的調音臺，用增設的專業功放，控制高、中、低音，并可通過會議音箱合理放置會場四周，使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制，隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音，一些電器設備的主要部件安裝在控制室，以避免電感性電氣設備噪音；吸音指室內應鋪地毯、吊天花板，會議室四周墻壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料并用軟布包裝，保證室內噪音小于40分貝。會議麥克風與音箱應保持合適距離及方向，降低會議室的回聲以形成良好的開會環境，還可以增加防嘯叫處理器抑制嘯叫。
